こんにちは！新卒で人事部に配属されてあっという間に2年目に突入したあいあいです。
人事の仕事を想像することができず『人事って何？』という疑問を持ちながらの配属でしたが、多岐にわたる業務の中でわたしを待っていたのは膨大な量の「証明書」との戦いでした。
あいあい
親子の子育て支援に携われるお仕事がしたい！と思い、フローレンスのビジョンと事業展開に魅力を感じて、2024年に新卒で入社。人事に配属されて2年目となり、スタッフが安心して働けるような仕組みづくりや改善に日々奮闘している。
よしよし先輩
働く母親が抱える課題を身をもって感じていたときに、ご縁があって2016年に入社。 カオスの荒れ地を突き進むフローレンスの縁の下の力持ち。 素顔はロックな一面を併せ持つ優しくもたくましい人事チームの頼れる存在。
それは、新卒社員あいあいの「絶望」から始まった…
配属後のある日、
就労証明書の作成とチェックをお願いね！
承知しました！
配属早々、頼まれたのは、まさにこの業務。件数にして、なんと年間約300件！
証明書なんてデータを入力するだけか・・・と不安も覚えず作成してみると、これが意外と時間がかかる。1件あたり約30分、合計9,000分、つまり年間150時間もこの業務に費やされていることを知って愕然。
依頼が集中するのは4-5月＆10-11月、ちょうど保育園や学童保育の申請時期。
（ちなみに就労証明書以外も実務経験証明書やiDeCoの証明書等が結構あります）
この時期になるとスタッフからどんどん申請書依頼が！
しかも、自治体ごとに1つ1つ異なる様式にあわせて対応する必要が…。
中には発送希望日が2～3日後という依頼もあり、他の業務の引き継ぎと並行しながら申請依頼がくるたびにわたしの心臓はドキドキするのでした。
第1章：ピンチをチャンスに変える「きっかけ」
あいあい、今日も証明書依頼たくさんきてるね、大丈夫？
これ、1つ1つの作成にすごく時間がかかるんですが、なんとかならないんですかね…。
各自治体によって記載することが少しづつ違うから、1つ1つ地味に時間かかるし、この業務大変だよね…。
と人事あるあるを語ってくれる、よしよし先輩。（全国の人事の皆さんもわかりますよね？！）
そういえば、2024年4月にこども家庭庁が就労証明書様式の全国統一のフォーマットにしたんだよね。それでも多少自治体によって記載項目の要否が違ったりもするんだけど。
そうなんですか！（目がキラキラ）、じゃあ、各自治体のフォーマットではなく、全国統一のフォーマットを使ってもいいんですね？
そうだね、どうしても自治体で追加で必要な項目があったら追記すればいいし。同じフォーマットならなんか仕組み化できるかも？！
「これ、仕組み化のチャンスじゃないか！」。二人の心に火がつきました。
依頼に対してスピーディかつ正確に対応できる「新しい仕組み」を作ろう！
そうだ！業務改善だ！
第2章：わたしと先輩の「DX化」大作戦！
そうとなれば「すぐやる課」の人事チーム。
わたしたちは、社内人事システムの活用に注目しました。
何故なら必要な基本データはここに集約されているからです。
なんかさ、人事システムのデータを参照して証明書を１つ１つ手作業で作成しているんだよね？だったらそのデータを使って差し込み印刷みたいな機能でできないかな？
契約書を差し込みで作る機能があるのでそれを活用できないですかね？？？
そうして「証明書様式と人事システムを連携させ、必要な情報を自動で引っ張って作成する仕組みを構築することに成功。
これまで手作業で入力していた多くの項目が、ワンクリックで完了するように！
それからのわたしたちといえば、
ここをこうすれば、もっと使いやすくなりますね！
そのアイデア、いいじゃん！早速テストしてみよう！
ベテランの知恵と新卒のフレッシュな視点が融合し、わたしたちのDX化はどんどん加速していきました。
第3章：そして、新しい「あたりまえ」が生まれた
1件あたり30分かかっていた証明書の作成業務が、なんと10分に短縮成功！
依頼が集中する繁忙期でも、チーム内で誰もがミスなく、速やかに対応できるようになりました。
何より、スタッフの皆さんから「速やかに対応いただきありがとうございました！」と言ってもらえるのが、わたしたちの何よりの喜びです。
申請時期って色々バタバタして急な依頼になることありますよね。
たったそれだけと思われることも誰かのためになって日常が潤滑に流れていく。
これこそがバックオフィス業務の醍醐味だなと感じました。
大切なのは「あたりまえを疑うこと」
「以前からこうやっていたから」「大変だけどしょうがない」より「なんでやっているんだろう？」「それは必要なのかな？」という日々の気づきをヒントに「どうすればもっと良くなるか」を考えて行動に移すことの大切さ。
身近な課題から「新しいあたりまえがどんどん生まれる人事」として、これからもスタッフみんなが安心して働ける環境づくりをサポートしていきます！
あなたと一緒に、新しいあたりまえをつくりたい
フローレンスでは、一人ひとりが大きな社会課題から身近な業務改善まで、前のめりに挑戦しています。変化を楽しみ、工夫を積み重ねながら前進するカルチャーが根付いています。
少しでも「面白そう」「自分も挑戦したい」と感じていただけたなら、まずは気軽にお話ししてみませんか？
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